Moderne Bürokonzepte und welche Möglichkeiten sie bieten.
Arbeit ändert sich, seitdem es Arbeit gibt. Unternehmen wandeln sich, seitdem es Unternehmen gibt. Technologie, kulturelle Werte sowie Ansprüche von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern – auch sie sind regelmäßigen und grundlegenden Veränderungen unterworfen.
Moderne Bürokonzepte liefern Antworten darauf, wie man diesem Wandel begegnen und die Arbeitsumgebung so gestalten kann, dass Menschen zufrieden, produktiv und im besten Fall gerne arbeiten. Für uns bei wir sind raum bedeuten „moderne Bürokonzepte“ deshalb immer: „individuelle Bürokonzepte“. Denn ein modernes Bürokonzept hält nur mit der Zeit Schritt und reagiert auf veränderte Vorzeichen. Ein individuelles Bürokonzept, wie wir es mit und für euch konzipieren, agiert im Sinne des Unternehmens, der dort arbeitenden Menschen und der Unternehmenskultur.
Es arbeitet für euch, nicht nur gegen die Zeit.
Deshalb muss ein modernes Bürokonzept in enger Abstimmung mit den Menschen, die damit arbeiten, geplant, ganzheitlich entwickelt und in hohem Maße individualisiert werden. Genau dafür steht wir sind raum. Was moderne Bürokonzepte grundsätzlich auszeichnet und wie wir bei der Planung einer individuellen Arbeitswelt vorgehen, das erfahrt ihr hier:
Moderne Büros: Die wichtigste Frage ist das „Wofür?“
Ein klassisches Büro erfüllt immer den grundlegenden Zweck, einen Arbeitsplatz zu bieten. So war es schon immer, so wird es immer sein. Im Gegensatz zu klassischen Arbeitsumgebungen zeichnen sich moderne Bürokonzepte aber dadurch aus, dass sie mehr als einem Zweck dienen.
Moderne Büros sind echte Multi-Tasker. Sie bieten vielfältige und flexible Arbeitsumgebungen, repräsentieren, wofür ein Unternehmen steht und wie es arbeiten möchte, fördern die Interaktion, machen Hierarchien (oder deren absichtliches Fehlen) sichtbar, sind wichtiges Argument bei der Rekrutierung von Fachkräften, fördern Gesundheit, bilden Unternehmenskultur und -werte ab, stärken die Mitarbeitendenbindung … wir könnten hier noch ewig weiter auflisten.
Moderne Büros sind echte Multi-Tasker.
Da die unterschiedlichen Einsatz-Zwecke, die ein modernes Bürokonzept verfolgt, so vielfältig sind, steht für uns am Anfang jedes Projekts gemeinsam mit euch die einfache, aber sehr wichtige Frage: „Wofür?“
Wofür soll das neue und moderne Büro genutzt werden? Wie wollt ihr in Zukunft (zusammen-)arbeiten? Und: Wie können wir die unterschiedlichen Perspektiven in einem Unternehmen – Chef-Etage, Führungskräfte, Angestellte bis hin zu Kundinnen und Kunden – zusammenbringen?
Die Aufgabe unserer Consultants ist es, dieses Bild gemeinsam mit euch zu konkretisieren und in enger Zusammenarbeit ein individuelles und zukunftsfähiges Bürokonzept für euer Unternehmen zu entwickeln.
Moderne Bürokonzepte: der Arbeitsplatz als Kollegin.
Das Bürokonzept sowie die Büroausstattung und -gestaltung müssen ganz klar auf euer Unternehmen zugeschnitten sein. Sie müssen die Bedürfnisse der unterschiedlichen Mitarbeitenden berücksichtigen, die jeweilige Organisationskultur und Art der Zusammenarbeit abbilden und auf alle funktionalen Anforderungen an die Arbeit angepasst sein. Denn diese Anforderungen unterscheiden sich nicht nur von Unternehmen zu Unternehmen, sondern auch von Team zu Team. Erst eine individuelle Betrachtung und Konzeption kann bewirken, dass die dort arbeitenden Individuen sich wohlfühlen und für ihre unterschiedlichen Aufgaben optimale Bedingungen vorfinden.
Hier bei wir sind raum betrachten wir Arbeitsumgebungen als lebendigen – und damit beweglichen – Organismus. Da sich unsere Arbeitswelt immer rasanter und in immer kürzeren Zyklen verändert, muss ein modernes Bürokonzept zukünftige Entwicklungen vordenken und dynamisch auf Veränderungen reagieren. Immerhin geht es bei einem Bürokonzept von wir sind raum um eine zukunftsfähige Lösung, die sich beim nächsten technischen Wandel (siehe Digitalisierung) nicht überholt haben darf. Eine flexible Gestaltung und langfristige Planung sind dafür essenziell und für uns eine Selbstverständlichkeit.
Da sich unsere Arbeitswelt immer rasanter und in immer kürzeren Zyklen verändert, muss ein modernes Bürokonzept zukünftige Entwicklungen vordenken und dynamisch auf Veränderungen reagieren.
Mangelhafte interne Kommunikation ist der Hauptgrund für Unzufriedenheit am Arbeitsplatz.¹ 37 % der Befragten stören sich daran und befördern „schlechte Kommunikation“ auf Platz 1 der Unzufriedenheitstreiber– noch vor Gründen wie „schlechte Arbeitsatmosphäre“, „fehlende Entwicklungsmöglichkeiten“ oder „Überstunden“. Kommunikation im Unternehmen ist enorm wichtig, um Fachkräfte anzuziehen und zu binden. Ein modernes Bürokonzept muss dieser Anforderung gerecht werden, Möglichkeiten für verschiedene Arten der Kommunikation anbieten und diese fördern.
¹ Quelle: https://de.statista.com/infografik/9449/was-die-deutschen-am-meisten-an-ihrer-arbeit-stoert/
Ein modernes Büro erfüllt nicht nur Aufgaben nach innen, sondern auch nach außen. Kundinnen und Kunden, Geschäftspartner, Dienstleister, potenzielle Mitarbeitende und auch die Konkurrenz sollten in eurem Büro nicht nur eine funktionale Arbeitsumgebung sehen, sondern eine würdige Repräsentanz eures Unternehmens und der Qualitäten, für die ihr steht.
Last, but definitely not least: Eine moderne und durchdachte Arbeitsumgebung trägt erheblich zu einer Steigerung eurer Produktivität bei. Das gilt sowohl für die wirtschaftliche Seite – in Form effizienter Gebäudekosten und flächenwirtschaftlicher Büroplanung – als auch für die Arbeitsleistung eurer Teams. Diese beiden Seiten der Produktivität muss ein sorgfältig geplantes Bürokonzept mitdenken und mittels vielseitiger Büromodule, Strukturplänen und passender Technik unterstützen.
Individuell, lebendig, kommunikationskompetent, repräsentativ und produktiv: So müssen moderne Bürokonzepte sein. Wie man aber all diese Faktoren in einer Arbeitsumgebung zusammenbringt? Das zeigen euch unsere Consultants gerne in einem gemeinsamen Termin.
Das Zellenbüro oder Mehrpersonenbüro zählt mit Abstand zu den meist verbreitetsten Büroformen.² In einem Zellenbüro für eine Person (auch Einzelbüro) arbeitet eine Person in einem eigenen geschlossenen Büroraum. In der Regel sind diese Räume entlang der Fensterfassade des Gebäudes angeordnet und über einen gemeinsamen Flur zugänglich. Neben dem Einzelbüro wird diese Büroform häufig auch für zwei bis sechs Personen (Mehrpersonenbüro) eingesetzt.
Größter Vor- und Nachteil des Zellenbüros bzw. des Mehrpersonenbüros:
+ + + Fördert konzentriertes Arbeiten / kollaboratives Arbeiten in kleinen Teams
- - - Erschwert Kommunikation / kann zu Isolation und geringer Identifikation mit dem Team führen
² Quelle: Vgl. Fraunhofer IAO Office Analyticsstudie 2018
Das Gruppen- oder Teambüro ist für Personen ab sieben bis ca. 20 Arbeitsplätzen geeignet. Diese Büroform eignet sich insbesondere als Arbeitsort, an dem häufig Teamarbeit stattfindet oder identische Tätigkeiten durchgeführt werden. Aufgrund der Nähe zueinander kann eine einfache und schnelle Abstimmung im Team erfolgen.
Größter Vor- und Nachteil des Gruppenbüros:
+ + + Fördert Austausch und Kollaboration bei hoher Flächenwirtschaftlichkeit
- - - Erschwert konzentriertes Arbeiten
Das Kombibüro ist eine Sonderform und bildet die Kombination aus Einzel- und Gruppenbüros. Charakteristisch für das Kombibüro sind Einzelbüros, die um Multifunktions- oder Gemeinschaftszonen gruppiert sind. Diese Zonen können z. B. Meeting-Points, Drucker- und Kopierbereiche, Archive oder Kaffeeküchen sein.
Größter Vor- und Nachteil des Kombibüros:
+ + + Kombiniert die Stärken des Einzelbüros (konzentriertes Arbeiten) mit denen der Gruppenbüros (Kollaboration)
- - - Höherer Flächenbedarf
Großraumbüros oder Open-Space sind Büros mit einer Gesamtfläche ab 400m² oder mindestens 21 Personen, die verteilt in einem Raum tätig sind. In Großraumbüros arbeiten Arbeitsgruppen an Arbeitsplätzen, die durch Stellwände, Wandsysteme oder Schranklösungen voneinander abgeschirmt sind. Durch diese Art kann die Grundfläche des Raums in kleinere Zonen gegliedert werden.
Größter Vor- und Nachteil des Großraumbüros:
+ + + Fördert Kollaboration bei sehr hoher Flächenwirtschaftlichkeit
- - - Erschwert konzentriertes Arbeiten und offene Kommunikation (mehr dazu auch hier: Vor- und Nachteile von Großraumbüros)
Unter reversiblen Büros versteht man ein besonderes Büromodell. Es zeichnet sich vor allem durch seine Flexibilität und seine „Umkehrbarkeit“ aus. Denn die Büroeinrichtung ist hier auf Mobilität ausgerichtet. Aus einem Büroraum, der gestern noch der intensiven Teamarbeit diente, soll heute ein Konferenzraum werden, während man morgen Einzelarbeitsplätze benötigt. Ein reversibles Büro macht diese Agilität und Projektteamwechsel mit.
Größter Vor- und Nachteil des reversiblen Büros:
+ + + Fördert Innovation und Austausch / höchstmögliche Flexibilität
- - - Nötige Büroausstattung teurer als herkömmliche Büromöbel
Das Multi-Space-Büro ist für uns aktuell die modernste und zukunftsfähigste Büroform. Aus unseren zahlreichen Projektrealisierungen und vielen Kundengesprächen ist es das von uns am häufigsten empfohlene Bürokonzept. Es zeichnet sich durch ein breites und vielfältiges Angebot an Besprechungsmöglichkeiten, Kollaborationszonen, Rückzugsorten für vertrauliche Gespräche oder konzentriertes Arbeiten, aber auch Erholungs- und Pausenmöglichkeiten aus. Die unterschiedlichen Büromodule werden in offenen und geschlossenen Bereichen individuell passend kombiniert und von den Mitarbeitenden meist gemeinsam genutzt.
Größter Vor- und Nachteil des Multispace-Büros:
+ + + Bestmöglich auf die vielschichtigen Anforderungen von Arbeit angepasst; hoher Individualisierungsgrad
- - - Vielfalt an Arbeitsoptionen, setzen eine auf Flexibilität ausgerichtete Unternehmenskultur voraus
Das Bürokonzept setzt auf die freie Wahl des Arbeitsplatzes und bietet ein hohes Angebot unterschiedlicher Arbeitsplatzausstattungen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer die zu ihrer aktuell anstehenden Tätigkeit passende Arbeitsumgebung wählen können. Daher resultiert auch der Name „aktivitätsbezogenes Arbeiten“. Für ein erfolgreiches Activity-Based-Working-Konzept (ABW) ist vor allem der Einsatz einer abgestimmten Informations- und Telekommunikationstechnologie erforderlich, um die technische Unabhängigkeit und das flexible Arbeit überhaupt erst möglich zu machen.
Größter Vor- und Nachteil des Activity Based Workings:
+ + + Fördert Produktivität und Zufriedenheit, da passende Bedingungen für jede Tätigkeit vorliegen
- - - Die Einführung des Konzepts muss begleitet und innerhalb der Teams erklärt werden
Desksharing oder non-territoriales Büro
Unsere Arbeitswelt verändert sich rasant und wird dabei immer dynamischer und mobiler. Die Folge: Die dauerhafte Präsenz aller Mitarbeitenden im Büro ist nicht mehr in allen Branchen und bei allen Tätigkeiten erforderlich. Je mehr Mitarbeitende die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nutzen oder im Außendienst unterwegs sind, desto weniger Sinn macht es für viele Unternehmen, einen fest zugewiesenen Arbeitsplatz für alle bereitzuhalten.
Der damit verbundene Lösungsansatz ist das Desksharing, auch Shared Desk, Flex Desk, Hot Desk oder Flexible Office genannt. Bei diesem Ansatz gibt es keine oder nur noch wenige fest zugewiesene Arbeitsplätze, sodass man an Anwesenheitstagen einen verfügbaren Platz auswählt.
Größter Vor- und Nachteil des Desksharings bzw. des non-territorialen Büros:
+ + + Kosteneinsparungen durch Maximierung der Flächeneffizienz
- - - Intensive Begleitung bei Einführung des Konzepts nötig, da die Umstellung häufig einen Verlust des „eigenen“ Arbeitsplatzes und daraus resultierender Unsicherheiten bedeutet
Bisher ging der Mensch zur Arbeit. Zukünftig kommt die Arbeit zum Menschen. Diese simple Veränderung erfordert eine weitere Perspektive auf die Organisation der Arbeit. Das hybride Office ist weniger ein Ort, sondern vielmehr ein Konzept, das Arbeit vom Unternehmenssitz und Remote Work von jedem beliebigen Ort ermöglicht. Technische Ausstattung, Sicherheitskonzepte, ein hoher Digitalisierungsgrad und gemeinsame Absprachen, zum Beispiel über die Erreichbarkeit, sind feste Bestandteile eines Bürokonzepts für das hybride Office.
Größter Vor- und Nachteil des hybriden Office:
+ + + Ermöglicht flexibles Arbeiten von unterschiedlichen Orten und hybride Zusammenarbeit
- - - Erhöhte Abhängigkeit von IT / Technik
Das Konzept des Shared Office entspricht dem bekannten Modell von Bürogemeinschaften, Business Center oder Coworking Spaces und bezeichnet eine Bürofläche, die von unterschiedlichen Unternehmen aus verschiedenen Branchen gemeinsam genutzt wird. Das Shared Office ist auch als Ort der Kreativität zu verstehen, an dem der interdisziplinäre Austausch über Fachgrenzen hinweg zu neuen Erkenntnissen im eigenen Fach sorgen soll.
Größter Vor- und Nachteil des „Shared Office“:
+ + + Kosten der Bürofläche können geteilt werden
- - - Abhängigkeit von mitmietenden Unternehmen (bspw. bei Wunsch nach Flächenwachstum)
Wie moderne Bürokonzepte in der erfolgreichen Umsetzung aussehen und was eine individuelle Arbeitswelt für Unternehmen leisten kann, findet ihr hier:
Fabrice Jongert
wir sind raum - Workplace Consultant
Es gibt viele Bürokonzepte, die gute Antworten auf aktuelle Herausforderungen der Arbeitswelt finden. Es gibt aber nur ein Bürokonzept, das die richtige Antwort für eure aktuellen und zukünftigen Anforderungen parat hält – und das ist ein individuelles.
Bei wir sind raum entwickeln wir deshalb gemeinsam mit euch ein Bürokonzept, das zu eurer Organisationsstruktur, eurer Kultur, den Tätigkeiten und vor allem den Menschen passt, die euer Unternehmen ausmachen. Diese Arbeit beginnt für uns immer mit den Fragen: „Wofür ist euch eine neue Arbeitswelt wichtig? Wie wollt ihr in Zukunft arbeiten?“
Über diese Fragen möchten wir gerne mit euch sprechen. Wir freuen uns darauf, die Antworten mit euch zu entdecken: